档案数字化，价格是唯一的门槛吗？
很多老板和行政人员在做决定前，都会问一句：这得花多少钱？
确实，成本很重要。但只看报价单上的数字，往往会忽略更重要的东西。
档案数字化不只是把纸张变成图片。它关乎安全，关乎效率。
揭秘报价单里的“秘密”
市面上的报价千差万别。为什么有的便宜，有的贵？我们拆开来看看。
首先，是扫描的费用。
如果你的档案是标准的A4纸，那价格就很透明。但如果是图纸、证书或者发黄的老档案，处理起来就很麻烦。这就需要更精细的设备和人工。
其次，是录入信息的费用。
光有图片还不够。为了以后搜得快，必须给每一份文件写上“名字”。比如文件名、日期、部门。这些都需要人工一个字一个字敲进去。录入越详细，以后找起来越方便。
最后，是系统的费用。
有了电子文件，还得有个地方存。这个“地方”就是档案管理系统。有的服务商只给你一堆文件，有的则提供一套好用的系统。让你在电脑上像百度一样搜档案。
便宜的报价，隐藏着什么风险？
有些报价非常低。这时候要留个心眼。
可能他们只是草草扫一下，图片歪歪扭扭，字也看不清。
可能他们不给你做目录，存了几万张图，却像大海捞针。
最可怕的是，数据存在不安全的地方，或者硬盘坏了就全没了。
这种“便宜”，其实最贵。因为它浪费了你的前期投入，还埋下了隐患。
数字化的真正价值：省下的就是赚到的
我们要算一笔账。不是算花了多少，而是算省了多少。
1. 找文件的时间成本
以前找个合同要翻箱倒柜半小时。现在呢？在系统里输入关键词，3秒出结果。员工的时间就是金钱。
2. 空间成本
档案室、文件柜占了多少地方？这些地方能不能改造成更有价值的会议室或者工位？寸土寸金，空间也是成本。
3. 安全与合规
纸质文件怕火、怕水、怕丢。数字化后，多重备份，甚至异地备份。再也不怕意外。审计、检查时，调阅记录清清楚楚。
如何选择合适的方案？
不要只比价格。要看服务。
第一步，整理你的需求。有多少档案？以后还要新增吗？多少人要同时用？
第二步，看服务商的案例。他们做过大项目吗？数据安全怎么保障？
第三步，看后期服务。系统出问题了，有人管吗？
记住，好的档案数字化服务，买的不仅仅是一次扫描，而是一套高效、安全的管理体系。
这笔投资，回报率其实很高。
